Базовым принципом эффективности, является минимизация затрат ресурсов компании на проводимые операции. С точки зрения бизнеса, знание коэффициента операционной эффективности может стать драйвером для роста компании.
 
Встает вопрос, как же измерить операционную эффективность и какие применять стратегии для ее повышения. На эти и другие вопросы мы дадим развернутый ответ в нашей статье.
 

Что такое операционная эффективность?

Показатель операционной эффективности отражает, насколько хорошо компания использует свои ресурсы для предоставления своих услуг и продуктов. Чем меньше она затрачивает рабочего времени, денег, сырья при производстве товаров или выполнении услуг, тем эффективнее бизнес-операции.
 
Под “потерей” понимается любая деятельность, которая увеличивает затраты, но не создает ценности. Все затраты можно разделить на два типа:
 

• Те, которые не добавляют прямой ценности, но по-прежнему важны для компании
• Деятельность, которая не добавляет ценности и бесполезна для компании.

Любая компания, стремящаяся к росту, ищет способы максимально сократить потери ресурсов и энергии.
 

Как измерить операционную эффективность?

Операционную эффективность можно измерить, сравнив соотношение затрат и результатов процессов компании. Распространенная ошибка при измерении эффективности заключается в том, что принимают во внимание только входные данные, например, затраты и количество человеко-часов, необходимых для производства одной единицы продукции. Но это не показывает всей картины.
 
Вместо этого следует рассматривать различные показатели эффективности с точки зрения ввода и вывода ресурсов. Хотя показатели могут различаться между отраслями, как правило, они следующие:
 

1. Входные
   • Операционные расходы — текущие расходы на управление бизнесом, системой или продуктом.
   • Капитальные затраты — деньги, которые компания тратит на покупку, техническое обслуживание или улучшение своих основных средств, таких как здания, транспортные средства, оборудование.
   • Используемые человеческие ресурсы – численность персонала и отработанное время.
2. Выходные
   • Доход.
   • Количество клиентов.
   • Качество продукта или услуги.
   • Рост бизнеса.
   • Удовлетворенность клиентов.

Цель эффективной компании в том, чтобы произведенная продукция или выполненные услуги превышали производственные затраты. Чем ниже соотношение затрат и результатов, тем эффективнее компания генерирует свой доход (при условии, что качество продукта или услуги остается высоким).
 
Для расчета вы можете использовать формулу для определения коэффициента операционной эффективности:
 
(Операционные расходы + Себестоимость реализованных товаров) ÷ Чистый объем продаж = Коэффициент операционной эффективности
 

• Операционные расходы обычно включают такие вещи, как коммерческие и административные расходы, канцелярские товары и многое другое.
• Себестоимость реализованных товаров включает прямые затраты на оплату труда, прямые материальные затраты, расходы на содержание и ремонт оборудования, аренду производственных помещений.
• Чистый объем продаж рассчитывается: валовой объем продаж за вычетом возвратов, надбавок и скидок.

Для примера сделаем расчет данного показателя.

Компания N получила объеме чистых продаж в размере 300 000 000 рублей, при этом общая себестоимость продукции в размере 180 000 000 рублей, а операционных расходах в размере 50 000 000 рублей за X месяцев. Так, коэффициент его операционной эффективности за период рассчитывается следующим образом:
 
(180 000 000 + 50 000 000) ÷ 300 000 000 = 0,76
 
Коэффициент операционной эффективности компании N составляет 0,76 или 76%, это означает, что ее расходы составляют 76% от чистой выручки. Другими словами, 76 копеек с каждого рубля, заработанного компанией N, составляют затраты на получение дохода.
 

Как повысить эффективность работы?

Если данная метрика компании вас не устраивают, существуют методы повышения эффективности работы.

Представляем основные приемы повышения операционной эффективности:
 

Автоматизировать

Независимо от рода деятельности компании, существуют административные обязанности, требующие затрат ресурсов. Если отказаться от всех административных работ, то компания не сможет эффективно функционировать. Однако есть способ тратить меньше времени и сил на рутинные задачи — автоматизация.
 
Каждую циклическую задачу в бизнес-процессах можно автоматизировать. Существует большое разнообразие доступных инструментов и программного обеспечения, которые позволяют оптимизировать процессы и снизить затраты.
 

Устранение узких мест

Еще одним потенциальным препятствием, снижающим операционную эффективность вашей компании, являются узкие места в бизнес-процессах. Это этап работы, на котором пропускная способность ниже, чем поступает количество запросов, что приводит к задержкам и дополнительным затратам.
 
Первый и самый сложный шаг по устранению узких мест является их выявление. Если вы заметили определенный уровень непредсказуемости в рабочем процессе компании, это первый признак того, что у вас может быть узкое место в бизнес-процессе. Это могут быть неэффективные сотрудники, отсутствие правильных инструментов или плохое управление персоналом. Чтобы определить, где находится перегрузка, можно использовать системы с функционалом Process Mining. В них все бизнес-процессы разбиваются на отдельные составляющие и подстраивается архитектура процесса и отражаются все взаимодействия между сотрудниками. Это позволяет находить узкие места и оптимизировать их.
 

Важность здоровой корпоративной культуры

Изменение корпоративной культуры — еще один способ повысить эффективность работы. Перегруженные работой сотрудники не могут добиться максимальной производительности, как бы они ни старались. У людей есть предел энергии, как физической, так и умственной.
 
Как показывают исследования перегрузка приводит к выгоранию сотрудников, снижению производительности и вовлеченности. Повышается текучесть кадров, что приводит к дополнительным административным затратам.
 
В данной ситуации стоит переоценить культуру вашей компании:
 

• Поддерживаете ли вы благополучие сотрудников?
• Получают ли ваши сотрудники достаточно времени для отдыха и оплачиваемых отпусков?
• Поощряет ли руководство работников поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью в целом?

Здоровая корпоративная культура напрямую связана с организационной эффективностью.
 

Инвестируйте в обучение сотрудников

Современные тенденции с бизнес-процессах, подталкивают к развитию новых более эффективных практик, при этом ваши сотрудники не всегда могут иметь к ним доступ. А это может может негативно сказаться на эффективности операций.

Одной из важных задач HR-менеджера состоит в том, чтобы предоставить работникам доступ к регулярному обучению, с целью эффективного использования всех инструментов и методик в вашей компании.
Программы наставничества и коучинга также являются хорошим вложением средств в повышение эффективности и продуктивности сотрудников, особенно на начальных этапах. Новички могут быть полны энтузиазма, но не иметь необходимых знаний. Поддержка — отличный способ повысить эффективность их работы.
 

Установите KPI правильно

Когда вы стремитесь сделать операции в своей компании более эффективными, возможность отслеживать производительность имеет решающее значение. А расплывчатые цели усложняют процесс оценки. Ключевое решение — установить стратегические KPI (ключевые показатели эффективности) для каждой области вашего бизнеса. Это позволит выявить слабые и сильные стороны бизнес-процессов. На базе KPI вы можете построить систему мотивации, которая будет стимулировать развитии операционной эффективности.
 

Вывод

Измерение операционной эффективности и анализ результатов работы — важный аспект в развитии компании, который позволяет корректировать стратегию развития бизнеса, осуществлять планирование и искать новые точки роста компании.